Kodėl dalyvavimas parodoje reikalauja kruopštaus pasirengimo
Daugelis įmonių į EXPO parodas žiūri kaip į puikią galimybę pristatyti savo produktus ar paslaugas, tačiau ne visos supranta, kad tikrasis sėkmės raktas slypi ne pačiame dalyvavime, o tame, kaip gerai pasirengiate šiam įvykiui. Parodos yra intensyvios, trumpalaikės verslo akcijos, kuriose per kelias dienas reikia pasiekti tai, kas įprastomis aplinkybėmis užtruktų mėnesius. Būtent dėl šios priežasties spontaniškas dalyvavimas dažnai baigiasi nusivylimu – išleisti tūkstančiai eurų, o rezultatai menki arba sunkiai išmatuojami.
Parodos dalyviai, kurie pasiekia geriausių rezultatų, pradeda ruoštis ne savaitę prieš renginį, o mažiausiai tris mėnesius iš anksto. Šis laikotarpis leidžia ne tik sutvarkyti logistinius klausimus, bet ir strategiškai apgalvoti, ką tiksliai norite pasiekti, kokią žinutę perduoti ir kaip išsiskirti tarp šimtų kitų dalyvių. Parodos nėra vieta improvizacijai – tai gerai suplanuotas verslo projektas, kuris reikalauja aiškių tikslų, biudžeto ir atsakomybių paskirstymo.
Tikslų nustatymas ir strateginio požiūrio formavimas
Prieš pradedant bet kokius praktinius pasiruošimo darbus, būtina atsakyti į pagrindinį klausimą: ko tiksliai siekiate dalyvaudami šioje parodoje? Atsakymas „norime pristatyti savo produktus” yra per daug bendras ir nepadės jums vėliau įvertinti, ar dalyvavimas buvo sėkmingas. Vietoj to, nustatykite konkrečius, išmatuojamus tikslus.
Pavyzdžiui, jūsų tikslai gali būti tokie: surinkti 150 potencialių klientų kontaktų, pasirašyti bent 3 preliminarias sutartis su naujais platintojais, pristatyti naują produktą bent 200 lankytojų, arba susitikti su 10 konkrečių įmonių atstovais. Kiekvienas iš šių tikslų yra konkretus ir išmatuojamas, o tai reiškia, kad po parodos galėsite objektyviai įvertinti rezultatus.
Strateginis požiūris taip pat reiškia supratimą, kam skirta jūsų parodos erdvė. Ar tai vieta užmegzti pirminius kontaktus, ar jūs tikitės iš karto sudaryti sandorius? Ar jūsų tikslinė auditorija – galutiniai vartotojai, ar verslo partneriai? Šie klausimai turėtų formuoti visą jūsų komunikacijos strategiją, stendo dizainą ir komandos mokymo programą. Skirtingi tikslai reikalauja skirtingų požiūrių – B2B pardavimai parodose vyksta visiškai kitaip nei B2C komunikacija.
Stendo planavimas ir erdvės optimizavimas
Jūsų stendas yra fizinė jūsų prekės ženklo reprezentacija parodoje, todėl jo planavimas nusipelno ypatingo dėmesio. Dažniausiai daroma klaida – manyti, kad didesnis stendas automatiškai reiškia didesnę sėkmę. Realybėje gerai suprojektuotas 20 kvadratinių metrų stendas gali būti efektyvesnis už chaotišką 100 kvadratų erdvę.
Pradėkite nuo erdvės funkcionalumo. Jums reikia kelių skirtingų zonų: atviros erdvės, kuri kviečia lankytojus užeiti, demonstracinės zonos, kur galite rodyti produktus veikime, ir privačios erdvės konfidencialiems pokalbiams su rimtais potencialiais klientais. Daugelis organizatorių daro klaidą, užpildydami visą stendą produktais ar reklaminiais stendais, palikdami labai mažai vietos žmonėms judėti ir bendrauti.
Vizualinė komunikacija turi būti aiški ir suprantama per kelias sekundes. Pagrindinė žinutė arba šūkis turėtų būti matomas iš 5-10 metrų atstumo, nes būtent tiek laiko vidutinis parodos lankytojas skiria spręsti, ar verta užsukti į jūsų stendą. Vengkite per daug teksto – parodos lankytojų dėmesio trukmė yra labai trumpa, todėl vizualai ir trumpi, aiškūs pranešimai veikia gerokai efektyviau nei detalūs aprašymai.
Apšvietimas dažnai yra nepakankamai įvertinamas aspektas. Profesionalus apšvietimas gali paversti vidutinį stendą išskirtiniu, o prastas apšvietimas sugadinti net puikų dizainą. Apsvarstykite galimybę investuoti į profesionalų apšvietimą, kuris pabrėžtų jūsų produktus ir sukurtų patrauklią atmosferą. Šilta šviesa dažniausiai veikia kviečiančiau nei šalta, o akcentinis apšvietimas gali nukreipti dėmesį į svarbiausius elementus.
Marketingo medžiagos ir komunikacijos priemonių paruošimas
Kokybiškai paruošta marketingo medžiaga gali žymiai padidinti jūsų stendo efektyvumą. Tačiau svarbu suprasti, kad parodos kontekstas skiriasi nuo įprastų marketingo situacijų. Žmonės parodose vaikšto po daugelį stendų ir neša jau pilnus maišus įvairių brošiūrų, todėl jūsų medžiaga turi būti ne tik informatyvi, bet ir lengvai nešiojama bei išsiskirianti.
Vietoj storų katalogų apsvarstykite kompaktiškas, vizualiai patrauklias brošiūras, kurios sutelkia dėmesį į pagrindinius pranašumus. Dar geriau – pasiūlykite skaitmeninę versiją, kurią lankytojai gali gauti nuskenavę QR kodą. Tai ne tik ekologiška, bet ir leidžia jums sekti, kas tiksliai domisi jūsų medžiaga. Be to, skaitmeninė medžiaga gali būti interaktyvi, su video įrašais ar nuorodomis į papildomą informaciją.
Verslo kortelės lieka svarbios, tačiau apsvarstykite ir šiuolaikiškesnius kontaktų mainų būdus. Skaitmeninės verslo kortelės, kurias galima perduoti per NFC technologiją arba QR kodą, tampa vis populiaresnės ir leidžia iš karto įtraukti kontaktą į jūsų CRM sistemą. Tai žymiai efektyviau nei vėliau rankiniu būdu įvedinėti šimtus popierinių kortelių duomenis.
Paruoškite ir specialią parodos pasiūlymą ar akciją. Žmonės, kurie lanko parodas, dažnai tikisi gauti kažką ypatingo – ar tai būtų specialios kainos, išskirtinė galimybė išbandyti naują produktą, ar paprasčiausiai dovana už registraciją. Šis elementas gali būti puikus pretekstas pradėti pokalbį ir surinkti kontaktinę informaciją.
Komandos parinkimas ir apmokymas
Jūsų komanda stende yra svarbiausia sėkmės dalis. Net puikiausias stendas ir geriausias produktas neduos rezultatų, jei žmonės stende nesugeba efektyviai bendrauti su lankytojais. Deja, daugelis įmonių į šį aspektą žiūri per lengvabūdiškai, manydamos, kad pakanka tiesiog atsiųsti kelis darbuotojus į parodą.
Pirma, parinkite tinkamus žmones. Parodos komandai reikia ne tik produkto žinių, bet ir puikių komunikacijos įgūdžių, energijos ir gebėjimo išlikti draugiškiems ir dėmesingiems net po kelių valandų intensyvaus bendravimo. Ne visi geri pardavėjai yra geri parodos darbuotojai – parodos reikalauja specifinių įgūdžių, tokių kaip gebėjimas greitai užmegzti kontaktą su nepažįstamais žmonėmis ir efektyviai kvalifikuoti potencialius klientus per kelias minutes.
Organizuokite bent vieną išsamų apmokymo seansą prieš parodą. Komanda turi žinoti ne tik apie produktus, bet ir apie parodos tikslus, tikslinę auditoriją, pagrindinius pranešimus ir tai, kaip kvalifikuoti potencialius klientus. Paruoškite aiškią sistemą, kaip fiksuoti kontaktus ir kokią informaciją būtina surinkti apie kiekvieną potencialų klientą. Tai gali būti paprasta forma arba mobili aplikacija, bet svarbu, kad visi komandos nariai naudotų tą pačią sistemą.
Praktikuokite įvairius scenarijus. Kaip pradėti pokalbį su praeiviu? Kaip reaguoti į dažniausiai užduodamus klausimus? Kaip mandagiai baigti pokalbį su žmogumi, kuris akivaizdžiai nėra jūsų tikslinė auditorija? Kaip elgtis su konkurentais, kurie gali apsilankyti jūsų stende? Šios situacijos gali atrodyti trivialios, tačiau praktika rodo, kad nepasiruošusi komanda dažnai praranda vertingas galimybes arba leidžia per daug laiko su netinkamais kontaktais.
Logistikos ir techninių detalių tvarkymas
Logistika gali atrodyti nuobodi, tačiau būtent čia slypi dauguma potencialių problemų, kurios gali sugadinti visą parodą. Pradėkite nuo aiškaus sąrašo visų dalykų, kuriuos reikia organizuoti, ir nustatykite terminus bei atsakingus asmenis kiekvienam punktui.
Produktų ir eksponatų pristatymas į parodos vietą dažnai yra sudėtingesnis nei tikitės. Daugelis parodos centrų turi griežtas taisykles dėl pristatymo laikų, pakrovimo zonų ir įrangos gabenimo. Vėlavimas gali reikšti, kad jūsų produktai nepasieks stendo laiku arba turėsite mokėti dideles papildomas sumas už skubų pristatymą. Susisiekite su parodos organizatoriais iš anksto ir išsiaiškinkite visas detales.
Techninis aprūpinimas – elektra, internetas, vanduo, suslėgtas oras – turi būti užsakytas iš anksto. Parodos vietoje šios paslaugos paprastai kainuoja žymiai brangiau nei įprastai, todėl įtraukite jas į savo biudžetą nuo pat pradžių. Būtinai užsakykite daugiau elektros galios nei manote, kad jums reikės – geriau turėti atsargą nei susidurti su situacija, kai negalite įjungti visų savo įrenginių.
Apdraudimas yra dar vienas aspektas, kurį dažnai pamiršta. Jūsų įprasta verslo draudimo polisas gali neapimti įrangos ar produktų, esančių parodoje. Patikrinkite savo draudimo sąlygas ir jei reikia, įsigykite papildomą parodos draudimą. Tai ypač svarbu, jei rodote brangią įrangą ar prototipus.
Veikla parodos metu ir lankytojų įtraukimas
Kai paroda prasideda, prasideda ir tikrasis darbas. Pirmoji taisyklė – jūsų komanda visada turi atrodyti užsiėmusi, bet prieinama. Žmonės nenori trukdyti, todėl jei visi jūsų komandos nariai atrodo giliai įsitraukę į pokalbius, nauji lankytojai tiesiog praeis pro šalį. Kita vertus, jei visi stovi be darbo ir žiūri į praeivius, tai taip pat atbaido. Idealus variantas – kai vienas ar du žmonės aktyviai bendrauja su lankytojais, o kiti atlieka lengvus užsiėmimus, bet yra pasirengę iš karto įsitraukti, kai reikia.
Aktyvus įtraukimas veikia gerokai geriau nei pasyvus laukimas. Tai nereiškia, kad turite agresyviai kalbinti kiekvieną praeinantį žmogų – tai greičiau atbaidys nei pritrauks. Vietoj to, naudokite švelnesnę taktiką: šypsokitės, užmegzkite akių kontaktą, pasiūlykite kažką vertingo (demonstraciją, informaciją, dovanėlę). Paprastas klausimas „Ar jau esate girdėję apie…” gali būti daug efektyvesnis nei „Ar galiu kuo nors padėti?”.
Demonstracijos ir interaktyvūs elementai žymiai padidina stendo patrauklumą. Žmonės yra smalsūs ir nori paliesti, išbandyti, pamatyti produktus veikime. Jei įmanoma, organizuokite reguliarias demonstracijas – pavyzdžiui, kas valandą. Tai sukuria judėjimą jūsų stende ir pritraukia praeivius. Net jei jūsų produktas nėra fizinis, galite sukurti interaktyvią patirtį per ekranus, virtualią realybę ar kitus įrankius.
Stebėkite ir prisitaikykite. Jei pastebite, kad tam tikras pranešimas ar požiūris veikia geriau, naudokite jį dažniau. Jei matote, kad žmonės domisi vienu aspektu labiau nei kitais, pakoreguokite savo pristatymą. Parodos yra puiki proga gauti tiesioginį grįžtamąjį ryšį iš rinkos, todėl būkite atidūs ir lankstūs.
Kontaktų valdymas ir sekimo strategija
Surinkti kontaktus parodoje yra tik pusė darbo – tikroji vertė atsiranda vėliau, kai efektyviai sekate tuos kontaktus. Deja, statistika rodo, kad dauguma įmonių labai prastai atlieka šią dalį, todėl prarandama didžioji dalis parodos investicijos vertės.
Pirmiausia, turite turėti aiškią sistemą, kaip fiksuojate kontaktus parodos metu. Paprasčiausias būdas – mobili aplikacija ar planšetė, kur galite iš karto įvesti informaciją. Svarbu užfiksuoti ne tik vardą ir el. paštą, bet ir kontekstą: kuo žmogus domėjosi, kokia jo situacija, koks jo poreikis, kada geriausia susisiekti. Šie užrašai bus neįkainojami vėliau, kai bandysite prisiminti, kas buvo tas žmogus iš šimtų kitų.
Kvalifikuokite kontaktus iš karto. Ne visi kontaktai yra vienodai vertingi, ir jums reikia būdo atskirti „karštus” potencialius klientus, kurie yra pasirengę pirkti artimiausiu metu, nuo „šaltų” kontaktų, kurie tiesiog rinko informaciją. Paprasta sistema gali būti spalvų kodavimas arba balų skala. Tai padės jums vėliau prioritizuoti savo sekimo pastangas.
Sekimas turi prasidėti greitai – idealiu atveju per 24-48 valandas po parodos. Kuo ilgiau lauksite, tuo mažiau žmonės prisiminys jūsų pokalbį ir tuo mažesnė tikimybė, kad jie atsakys. Paruoškite el. laiškų šablonus iš anksto, bet personalizuokite juos pagal tai, ką aptarėte su konkrečiu žmogumi. Bendras, neasmeniškas laiškas „Ačiū, kad aplankėte mūsų stendą” turi labai mažą efektyvumą.
Sukurkite kelių lygių sekimo strategiją. Karštieji kontaktai gali reikalauti asmeninio skambučio arba susitikimo pasiūlymo. Vidutinio lygio kontaktai gali gauti serijos el. laiškus su naudinga informacija. Šaltieji kontaktai gali būti įtraukti į jūsų bendrą marketingo komunikaciją. Svarbu, kad kiekvienas kontaktas gautų tinkamą dėmesį pagal savo potencialą.
Kai paroda baigiasi: analizė ir vertės išgavimas
Parodos pabaiga nėra jūsų darbo pabaiga – tai tik naujo etapo pradžia. Dabar prasideda svarbiausias momentas, kai iš surinktos informacijos ir patirties turite išgauti maksimalią vertę.
Organizuokite komandos susitikimą iš karto po parodos, kol įspūdžiai dar švieži. Aptarkite, kas veikė gerai, kas ne, kokios buvo netikėtos situacijos, kokie klausimai buvo užduodami dažniausiai. Šie įžvalgos yra neįkainojamos planuojant kitas parodas ir tobulinant savo produktus ar komunikaciją. Paskatinkite visus komandos narius dalintis savo pastebėjimais – dažnai vertingiausi įžvalgos ateina iš netikėtų šaltinių.
Dabar atėjo laikas įvertinti rezultatus pagal tuos tikslus, kuriuos nustatėte pradžioje. Ar surinkote tiek kontaktų, kiek tikėjotės? Kokia jų kokybė? Ar pasiekėte savo pardavimo ar partnerystės tikslus? Būkite sąžiningi šioje analizėje – tik objektyvus įvertinimas padės jums tobulėti ateityje. Jei rezultatai buvo prastesni nei tikėtasi, bandykite suprasti kodėl. Galbūt problema buvo stendo vietoje, komunikacijoje, arba tiesiog jūsų lūkesčiai buvo nerealistiški.
Apskaičiuokite investicijų grąžą, bet būkite realistiški dėl laiko rėmų. Daugelis parodos kontaktų nevirsta pardavimais iš karto – gali praeiti mėnesiai, kol matote tikrąją vertę. Todėl svarbu sekti ne tik tiesioginius pardavimus, bet ir kitus rodiklius: naujų potencialių klientų kiekį, susitikimų skaičių, partnerysčių galimybes, prekės ženklo žinomumo padidėjimą. Kai kurie iš šių dalykų sunkiai išmatuojami, bet vis tiek vertingi.
Dokumentuokite viską. Sukurkite išsamų ataskaitą apie parodą, įskaitant finansinius duomenis, rezultatus, išmoktus dalykus ir rekomendacijas ateičiai. Šis dokumentas bus neįkainojamas planuojant kitas parodas. Įtraukite nuotraukas, komandos atsiliepimus, lankytojų komentarus – visa tai padės jums ir jūsų kolegoms geriau suprasti, kas veikė ir kas ne.
Galiausiai, nepamirškite padėkoti savo komandai. Darbas parodose yra intensyvus ir išsekina, todėl pripažinkite jų pastangas. Gera komanda yra viena svarbiausių sėkmės dalių, ir jūs norėsite, kad tie patys žmonės būtų motyvuoti dalyvauti ir kitose parodose. Dalinkitės sėkmės istorijomis ir rezultatais – tai padeda visiems suprasti, kad jų pastangos buvo vertingos ir davė rezultatų.
Parodos dalyvavimas nėra vienkartinis įvykis, o tęstinis procesas, kuris prasideda gerokai prieš parodą ir tęsiasi dar ilgai po jos. Įmonės, kurios tai supranta ir investuoja į visą ciklą – nuo kruopštaus planavimo iki sistemingo sekimo – gauna nepalyginamai geresnių rezultatų nei tos, kurios tiesiog „pasirodo” parodoje. Kiekviena paroda yra mokymosi galimybė, kuri padeda jums tobulinti savo požiūrį ir strategiją ateityje.