Kodėl dalyvavimas EXPO parodoje reikalauja kruopštaus pasiruošimo
Dalyvavimas EXPO parodoje nėra tik stendo nuoma ir vizitinių kortelių spausdinimas. Tai rimtas investicinis sprendimas, kuris gali atverti naujas rinkas arba tapti brangiai kainuojančia klaida. Vidutiniškai įmonės išleidžia nuo 5000 iki 50000 eurų vienam dalyvavimui parodoje, priklausomai nuo jos masto. Tačiau pinigai – ne vienintelė investicija. Jūsų komandos laikas, energija ir galimybių kaštai taip pat sudaro nemažą dalį.
Statistika rodo, kad tik apie 15-20% parodų dalyvių pasiekia savo tikslus ir gauna teigiamą investicijų grąžą. Kodėl taip nutinka? Dažniausiai dėl to, kad įmonės į parodą žiūri kaip į vienkartinį renginį, o ne kaip į ilgalaikę strategiją. Kai kurie verslo atstovai atvyksta į parodą su mintimi „pažiūrėsim, kas bus”, bet tokia prieiga retai duoda rezultatų.
Sėkmingai parodos dalyviai pradeda ruoštis bent 3-6 mėnesius prieš renginį. Jie turi aiškią viziją, ką nori pasiekti, kaip matuos sėkmę ir kokią strategiją naudos po parodos. Šis straipsnis padės jums struktūruoti pasiruošimo procesą ir išvengti dažniausių klaidų, kurias mačiau per daugiau nei dešimtmetį konsultuodamas įmones parodų tema.
Tikslų nustatymas ir strategijos kūrimas prieš parodą
Pirmasis ir svarbiausias žingsnis – nustatyti konkrečius, išmatuojamus tikslus. „Padidinti žinomumą” ar „surasti naujų klientų” yra per abstraktūs tikslai. Vietoj to, galvokite apie konkrečius skaičius: „Surinkti 150 kvalifikuotų potencialių klientų kontaktų”, „Užmegzti ryšius su 20 platintojų iš Baltijos šalių” arba „Gauti bent 5 konkrečius pasiūlymų prašymus”.
Kai tikslai aiškūs, galite atgaline tvarka planuoti visą strategiją. Jei jums reikia 150 kontaktų, o konversijos rodiklis paprastai yra 20%, tai reiškia, kad jūsų stendą turės aplankyti apie 750 žmonių. Ar tai realu per tris parodos dienas? Kiek žmonių per valandą tai reiškia? Tokia analizė padeda suprasti, ar jūsų tikslai yra realistiški ir kokių resursų jums reikės.
Svarbu suprasti ir savo tikslinę auditoriją. Kas bus parodoje? Kokios įmonės, kokio dydžio, iš kokių sektorių? EXPO parodos dažnai pritraukia labai įvairią auditoriją – nuo smulkių verslininkų iki didelių korporacijų atstovų. Jūsų žinutė ir pristatymo būdas turėtų būti pritaikytas būtent tai auditorijai, kuri jums labiausiai aktuali.
Dar vienas aspektas – konkurentų analizė. Sužinokite, kas dar dalyvaus parodoje jūsų sektoriuje. Kaip galite išsiskirti? Galbūt jie visi naudos tradicinius stendus, o jūs galite pasiūlyti interaktyvią patirtį? Arba visi siūlys nuolaidas, o jūs galite sutelkti dėmesį į edukacinį turinį ir ekspertizę?
Stendo dizainas ir funkcionalumas: daugiau nei graži fasado
Stendas yra jūsų fizinė vizitinė kortelė parodoje. Tačiau dažnai matau, kaip įmonės investuoja tūkstančius eurų į vizualiai įspūdingą stendą, kuris visiškai nefunkcionalus verslo tikslams. Gražus stendas, kuris nepritraukia tinkamų lankytojų ir nesudaro sąlygų produktyviems pokalbiams, yra pinigų švaistymas.
Pirmiausia pagalvokite apie srautą. Kaip žmonės judės aplink jūsų stendą ir jame? Atviras dizainas, kuris kviečia žmones užeiti, paprastai veikia geriau nei uždara „dėžė”. Tačiau jei demonstruojate brangią įrangą ar aptariaujate konfidencialius dalykus, gali prireikti ir privačių zonų.
Vizualinė komunikacija turi būti aiški per 3 sekundes. Žmogus, einantis pro jūsų stendą, turi iš karto suprasti, ką darote ir kam tai svarbu. Didžiulės sienelės su smulkiu tekstu neveikia. Vietoj to, naudokite trumpą, aiškų šūkį ir vizualus, kurie pasakoja istoriją. Vienas mano klientas, gaminantis pramonines siurblines, vietoj techninių specifikacijų ant sienos pakabino didžiulį skaidrų ekraną, rodantį jų siurblines veikiančias ekstremaliausiose pasaulio vietose – nuo Sacharos dykumos iki Arkties. Tai pritraukė daugiau dėmesio nei bet koks techninis aprašymas.
Funkcionalumas apima ir praktinius dalykus. Ar turite pakankamai vietos produktams demonstruoti? Ar yra vieta, kur galite ramiai pasikalbėti su potencialiu klientu? Ar turite saugią vietą asmeniniams daiktams ir dokumentams? Ar yra elektros lizdų įkrovimui ir įrangai? Ar turite šaldytuvą gėrimams? Šie smulkūs dalykai daro didelę įtaką jūsų komandos efektyvumui per ilgas parodos dienas.
Nepamirškit apšvietimo. Daugelis parodų salių turi gana blankų bendrą apšvietimą, todėl papildomas šviesos akcentas jūsų stende gali padaryti didžiulį skirtumą. Šilta, kviečianti šviesa veikia geriau nei šalta, ligoninės tipo apšvietimas.
Komandos parinkimas ir apmokymas: žmonės svarbiau už stendą
Geriausias stendas pasaulyje nepadės, jei jūsų komanda nėra pasirengusi. O vis dėlto daugelis įmonių skiria 90% dėmesio stendui ir tik 10% žmonėms, kurie jame dirbs. Tai turėtų būti atvirkščiai.
Kas turėtų dirbti jūsų stende? Ne būtinai vadovai ar pardavimų žvaigždės. Geriausi parodos darbuotojai yra draugiški, energingi žmonės, kurie mėgsta bendrauti ir gali greitai užmegzti ryšį su nepažįstamaisiais. Jie turi gerai išmanyti jūsų produktus, bet dar svarbiau – gebėti klausyti ir užduoti teisingus klausimus.
Prieš parodą būtinai surenkite bent vieną apmokymo sesiją. Aptarkite:
– Kokius klausimus užduoti lankytojams, kad greitai kvalifikuotumėte juos
– Kaip pristatyti produktą skirtingų tipų lankytojams
– Kaip elgtis su sunkiais ar nesuinteresuotais lankytojais
– Kaip perduoti kontaktą kitam komandos nariui, jei reikia
– Kaip ir kada fiksuoti kontaktų informaciją
Vienas efektyvus metodas – vaidmenų žaidimai. Tegul komandos nariai praktikuojasi tarpusavyje, vieni vaidindami lankytojus, kiti – stendo darbuotojus. Tai gali atrodyti nepatogiai, bet tikrai padeda pasiruošti realioms situacijoms.
Svarbu ir fizinis pasirengimas. Parodos dienos yra išsekančios – stovėti 8-10 valandų, nuolat šypsotis ir būti energingam nėra lengva. Patarčiau komandai nešioti patogius batus, turėti pakankamai vandens ir užkandžių, planuoti reguliarias pertraukas. Pavargęs, išsekęs darbuotojas nepaliks gero įspūdžio potencialiems klientams.
Priešparodinis marketingas: kaip pritraukti tinkamus lankytojus
Viena didžiausių klaidų – atvykti į parodą ir tikėtis, kad teisingi žmonės tiesiog atsitiktinai užklys į jūsų stendą. Tai gali nutikti, bet kodėl rizikuoti? Proaktyvus priešparodinis marketingas gali padvigubinti ar net patrigubinti jūsų rezultatus.
Pradėkite nuo savo esamos duomenų bazės. Informuokite klientus, partnerius ir potencialius klientus, kad dalyvausite parodoje. Pasiųskite asmeninius kvietimus susitikti konkrečiu laiku jūsų stende. Žmonės mėgsta jaustis svarbūs ir specialūs – asmeninis kvietimas veikia daug geriau nei bendras pranešimas.
Jei parodos organizatoriai suteikia dalyvių sąrašą (kai kurios EXPO parodos tai daro), išanalizuokite jį ir identifikuokite prioritetines įmones. Susisiekite su jais tiesiogiai prieš parodą. LinkedIn yra puikus įrankis tam – galite rasti konkrečius sprendimų priėmėjus ir pasiūlyti susitikimą.
Socialiniai tinklai taip pat vaidina svarbų vaidmenį. Kelias savaites prieš parodą pradėkite kurti lūkesčius. Rodykite užkulisius – kaip ruošiate stendą, kokias naujienas pristatysite, kokius ekspertus atvesite. Naudokite parodos hashtagus, kad jūsų turinys pasiektų kitus dalyvius ir lankytojus.
Kai kurios įmonės organizuoja priešparodinius webinarus ar online renginius, susijusius su parodos tema. Tai ne tik pritraukia dėmesį, bet ir leidžia pradėti santykius su potencialiais klientais dar prieš parodą. Paskui galite juos pakviesti aplankyti jūsų stendą asmeniškai.
Nepamirškit ir tradicinių metodų. Jei turite fizinę vietą ar biurą, informuokite lankytojus apie jūsų dalyvavimą parodoje. Įtraukite informaciją į el. pašto parašus, svetainę, net į sąskaitas faktūras.
Parodos metu: maksimalus efektyvumas per ribotą laiką
Parodos dienos praeina akimirksniu. Turite būti maksimaliai efektyvūs kiekvieną minutę. Štai keletas praktinių patarimų, kaip tai pasiekti.
Pirmiausia – stendo darbuotojai niekada neturėtų sėdėti. Sėdintis žmogus atrodo neprieinamas ir nesuinteresuotas. Jei tikrai reikia atsisėsti, turėkite aukštus baro tipo kėdes, kurios leidžia išlaikyti akių kontaktą su praeiviais. Dar blogiau – darbuotojai, žiūrintys į telefonus ar kalbantys tarpusavyje. Jūsų kūno kalba turėtų sakyti „esu čia jums, prašom užeiti”.
Aktyviai kvieskite žmones. Nebūtinai agresyviai, bet draugiškai. Vietoj „Ar galiu jums padėti?” (į ką dauguma žmonių automatiškai atsako „ne, ačiū, tik žiūriu”), užduokite konkretesnį klausimą: „Ar jau esate matę naujas energetiškai efektyvias sistemas?” arba „Ar domitės automatizavimo sprendimais?”. Tai kviečia į pokalbį, ne į atmetimą.
Kvalifikuokite lankytojus greitai. Ne visi, kurie užeina į jūsų stendą, yra jūsų potencialūs klientai. Tai normalu. Turite greitai nustatyti, ar žmogus yra potencialus klientas, ar ne. Keletas teisingų klausimų per pirmą minutę padės tai suprasti. Jei žmogus nėra tinkamas, būkite mandagūs, bet nešvaistykite per daug laiko. Jūsų tikslas – rasti ir giliai bendrauti su tinkamais žmonėmis.
Demonstracijos ir prezentacijos turėtų būti trumpos ir įtraukiančios. Žmonės parodose turi trumpą dėmesio koncentraciją. 3-5 minučių demonstracija, kuri parodo pagrindinę vertę, yra ideali. Jei žmogus suinteresuotas, galite gilintis labiau arba susiplanuoti atskirą susitikimą.
Fiksuokite kontaktus iš karto. Nepalikite šio darbo pabaigai dienos, nes užmirsite detales. Naudokite CRM sistemą mobiliajame telefone, specialią parodos programėlę arba bent paprastą formą. Svarbu užfiksuoti ne tik vardą ir el. paštą, bet ir kontekstą – apie ką kalbėjote, kas žmogui svarbu, kokie kiti žingsniai sutarti.
Planuokite pertraukas. Kaip minėjau, parodos dienos yra išsekančios. Geriau turėti daugiau komandos narių, kurie gali keistis, nei per mažai žmonių, kurie iki dienos pabaigos bus visiškai išsekę. Pavargęs darbuotojas praleis galimybes.
Tinklo kūrimas už stendo ribų
Jūsų stendas yra tik viena parodos dalis. Daug vertingų kontaktų ir galimybių slypi už jo ribų. Sėkmingi parodos dalyviai aktyviai dalyvauja visoje parodoje, ne tik savo stende.
Aplankykite kitų dalyvių stendus, ypač tų, kurie galėtų būti jūsų partneriais ar papildomų paslaugų teikėjais. EXPO parodos yra puiki vieta rasti ne tik klientus, bet ir strateginius partnerius, tiekėjus, platintojus. Kartais šie ryšiai būna vertingesni nei tiesioginiai klientai.
Dalyvaukite parodos konferencijose, seminaruose ir tinklo kūrimo renginiuose. Daugelis EXPO parodų organizuoja papildomus renginius. Tai puikios galimybės susitikti sprendimų priėmėjus atpalaiduotesnėje aplinkoje. Žmonės, kurie investuoja laiką į šiuos renginius, paprastai yra rimtesni ir labiau įsitraukę.
Vakariniai renginiai ir neoficialūs susibūrimai taip pat verta dėmesio. Kartais geriausi verslo pokalbiai vyksta ne prie stendo, o prie kavos ar vakarienės stalo. Jei esate organizuojantis tipas, galite net surengti savo vakarinį renginį ar priėmimą – pakvietę pasirinktus potencialius klientus ir partnerius.
Socialiniuose tinkluose būkite aktyvūs realiu laiku. Dalinkitės nuotraukomis, įžvalgomis, įdomiais susitikimais. Naudokite parodos hashtagus. Tai ne tik padidina jūsų matomumą, bet ir gali pritraukti žmonių į jūsų stendą. Kai kas nors pamato jūsų įrašą ir pagalvoja „tai atrodo įdomu”, jie gali specialiai ateiti jūsų aplankyti.
Po parodos: čia prasideda tikrasis darbas
Paroda pasibaigė, jūs pavargę bet laimingi grįžtate į biurą su kuprine vizitinių kortelių ir telefonu, pilnu naujų kontaktų. Ir tada… nieko nedarote. Arba darote per vėlai. Tai yra didžiausia ir dažniausia klaida.
Tyrimai rodo, kad 80% parodos kontaktų niekada nesulaukia tolesnio sekimo. Ir net tie, kurie sulaukia, dažnai gauna pirmą el. laišką tik po 2-3 savaičių, kai jau viskas užmiršta. Tai yra pinigų deginimas.
Idealus scenarijus – pradėti sekimą dar tą pačią dieną arba kitą rytą. Bent jau su svarbiausiais kontaktais. Paprastas, asmeniškas el. laiškas: „Labas Jonai, buvo smagu susipažinti vakar EXPO parodoje. Kaip kalbėjome, siunčiu tau informaciją apie…” Tai parodo profesionalumą ir susidomėjimą.
Per pirmą savaitę po parodos turėtumėte susisiekti su visais kvalifikuotais kontaktais. Čia svarbu segmentuoti. Ne visi kontaktai yra vienodi. Kai kurie yra „karšti” – pasiruošę pirkti dabar. Kiti „šilti” – suinteresuoti, bet reikia daugiau informacijos ar laiko. Dar kiti „šalti” – galbūt kada nors ateityje. Kiekviena grupė reikalauja skirtingo požiūrio.
Karštus kontaktus turėtumėte kviesti į konkrečius susitikimus ar skambučius. Šiltus – siųsti naudingą informaciją, case studies, pakvietimus į webinarus. Šaltiems – įtraukti į ilgalaikę komunikaciją, naujienlaiškius, social media.
Svarbu matuoti rezultatus. Kiek kontaktų surinkote? Kiek jų buvo kvalifikuoti? Kiek virto susitikimais? Kiek pasiūlymais? Kiek sandoriais? Koks buvo investicijų grąžos rodiklis? Šie duomenys padės jums geriau planuoti kitus dalyvavimus parodose ir nuolat tobulinti savo strategiją.
Kai viskas susideda į vieną paveikslą
Dalyvavimas EXPO parodoje nėra vienkartinis renginys – tai procesas, kuris prasideda mėnesius prieš parodą ir tęsiasi mėnesius po jos. Sėkmė priklauso nuo to, kaip gerai suplanuojate kiekvieną etapą ir kaip nuosekliai įgyvendinate savo strategiją.
Geriausi rezultatai ateina tada, kai visa jūsų komanda supranta tikslus ir yra įsitraukusi į procesą. Kai stendas atspindi jūsų prekės ženklą ir vertybes, bet kartu yra funkcionalus verslo tikslams. Kai jūs aktyviai pritraukiate tinkamus lankytojus prieš parodą, efektyviai bendraujaujate parodos metu ir nuosekliai sekate po jos.
Taip, tai reikalauja pastangų. Bet kai padarote viską teisingai, EXPO paroda gali tapti vienu produktyviausių jūsų verslo augimo įrankių. Ji gali atverti duris į naujas rinkas, pristatyti jus šimtams potencialių klientų per kelias dienas ir sukurti ryšius, kurie neša vertę daugelį metų.
Pradėkite nuo aiškių tikslų, investuokite į pasiruošimą, būkite aktyvūs ir strategiški parodos metu, ir svarbiausia – niekada nepamirškit, kad tikrasis darbas prasideda tada, kai paroda pasibaigia. Kontaktai be sekimo yra tik vizitinės kortelės stalčiuje. Kontaktai su strateginiu sekimu tampa klientais, partneriais ir verslo augimo varikliu.