Kodėl parodos – tai ne tik stendas ir šypsenos
Dalyvavimas parodose dažnai atrodo kaip paprastas reikalas – pasiimi stendą, atveži produktų, pasisamdai keletą žmonių ir laukia klientų. Bet jei taip galvoji, greičiausiai grįši namo su krūva vizitinių kortelių, kurios baigsis šiukšliadėžėje, ir klausimu „ar tai buvo verta?”.
Realybė tokia: parodos gali būti neįtikėtinai efektyvus verslo įrankis, bet tik tada, kai žinai, ką darai. Tai ne spontaniškas pasivaikščiojimas su produktais – tai kruopščiai suplanuota operacija, kur kiekviena užduotis turi savo vietą ir laiką. Ir čia prasideda tikrasis darbas.
Matai, problema ne tame, kad įmonės nežino, jog reikia planuoti. Problema tame, kad dauguma planuoja per vėlai, per chaotiškai arba apskritai palieka viską paskutinei minutei. O tada prasideda tas pats cirkas: pamirštame svarbius dalykus, žmonės nesusikalba, stende trūksta produktų arba, priešingai, atgabenama per daug nereikalingų daiktų.
Kas nutinka, kai užduotys nėra organizuotos
Pirmiausia, pabandyk įsivaizduoti tokią situaciją. Parodos diena. Tavo komanda atvažiuoja į vietą ir staiga paaiškėja, kad niekas neprisimena, kas turėjo paimti reklaminius bukletus. Arba dar geriau – visi paėmė bukletus, bet niekas nepaėmė vizitinių kortelių. Arba dar blogiau – stendas atrodo puikiai, bet niekas nepasiruošė atsakyti į konkretų klausimą apie naują produktą, nes „manėme, kad tu žinai”.
Tokios situacijos ne tik kelia stresą. Jos tiesiogiai kainuoja pinigų. Kiekviena paroda – tai investicija, ir dažnai nemažas. Stendo nuoma, transportas, personalo valandos, reklaminė medžiaga, kelionės išlaidos – visa tai sudeda į gana solidžią sumą. Ir kai užduotys nėra aiškiai paskirstytos, ši investicija tiesiog išgaruoja ore.
Be to, chaosas matosi. Lankytojai jaučia, kai komanda nesusišneka. Jie mato, kai stende trūksta informacijos arba kai darbuotojai nežino, ką daryti. Ir tai palieka įspūdį – tik ne tokį, kokio norėtum.
Planavimas prasideda ne savaitę prieš parodą
Jei nori, kad paroda būtų sėkminga, pradėk planuoti bent du-tris mėnesius prieš renginį. Taip, girdžiu tave – „kas turi tiek laiko?”. Bet štai tiesa: tas laikas atsipirks šimteriopai, kai parodos dieną viskas vyks kaip laikrodis.
Pirmas žingsnis – sukurk bendrą užduočių sąrašą. Ne kokį nors abstraktų planą, o tikrą, detalų sąrašą su konkrečiomis užduotimis. Pavyzdžiui, ne „pasiruošti stendui”, o „užsakyti stendo dizainą iki vasario 15 d.”, „suderinti stendo maketą su dizaineriu iki vasario 20 d.”, „patvirtinti galutinį variantą iki vasario 25 d.”. Jauti skirtumą?
Kiekviena užduotis turi turėti atsakingą asmenį. Ne „komanda pasirūpins”, o „Jonas pasirūpins”. Kai atsakomybė yra konkreti, ji tampa realia. Kai atsakomybė yra bendra, ji tampa niekieno.
Ir dar vienas svarbus dalykas – deadlinai. Ne „kažkada prieš parodą”, o tikslios datos. Ir geriau, jei tos datos bus kelias dienas anksčiau nei tikrai reikia. Nes gyvenime visada nutinka netikėtumų.
Komandos koordinavimas – ne tik susirinkimai
Susirinkimai yra svarbūs, bet jie neturi būti vienintelis komunikacijos būdas. Ypač kai artėja parodos data ir reikia greitai reaguoti į pokyčius.
Naudok projektų valdymo įrankius. Nesvarbu, ar tai bus Trello, Asana, Monday.com, ar net paprastas bendras Google Sheets dokumentas. Svarbu, kad visi komandos nariai matytų, kas vyksta, kas už ką atsakingas ir kokios užduotys jau atliktos.
Sukurk komunikacijos protokolą. Tai skamba oficialiai, bet iš tikrųjų tai reiškia paprastą susitarimą: kaip ir kada bendraujame. Gal tai bus bendra WhatsApp grupė skubiems klausimams? Gal savaitiniai susitikimai didesnėms temoms? Gal bendras dokumentas, kur kiekvienas fiksuoja savo pažangą?
Ir dar vienas patarimas iš patirties: paskirk vieną žmogų būti koordinatoriumi. Ne viršininku, ne boso boso, o tiesiog tuo žmogumi, kuris mato bendrą vaizdą ir gali greitai atsakyti „o kas dėl to?”. Tai labai palengvina gyvenimą visiems.
Logistika – čia slypi velnias detalėse
Logistika parodose – tai ne tik produktų pristatymas. Tai visa grandinė dalykų, kurie turi sutapti tinkamu laiku tinkamoje vietoje.
Pradėk nuo stendo statybos. Kada galima pradėti statyti? Kam reikia kreiptis dėl elektros prijungimo? Ar reikia papildomų leidimų? Kas atneš įrankius? Šie klausimai gali atrodyti smulkmeniški, bet parodos dieną jie tampa kritiniais.
Paskui – produktai ir reklaminė medžiaga. Kiek reikia? Kas atsakingas už transportavimą? Kur visa tai bus saugoma prieš parodą? Kas pasirūpins, kad stende visada būtų pakankamai medžiagos? Sukurk inventoriaus sąrašą ir paskirk atsakingą asmenį jį kontroliuoti.
Nepamirštk ir smulkmenų, kurios daro didelį skirtumą: pakrovėjas telefonams, vanduo komandai, užkandžiai ilgai dienai, atsarginiai rašikliai, lipni juosta (taip, lipni juosta visada praverčia), valymo priemonės stendui.
Ir dar vienas dalykas – atsarginiai planai. Kas nutiks, jei pristatymas pavėluos? Kas nutiks, jei sugenda demonstracinis įrenginys? Turėti planą B ne paranoja, o profesionalumas.
Komandos rolės stende – kas, ką ir kada daro
Stende visi turi žinoti savo vaidmenį. Tai nereiškia, kad žmonės negali padėti vieni kitiems, bet kiekvienas turi turėti aiškią pagrindinę atsakomybę.
Pavyzdžiui, gali būti „pirmojo kontakto” žmogus – tas, kuris kviečia praeivius, užmezga pokalbį, sukuria pirmąjį įspūdį. Tai turi būti komunikabilus, draugiškas žmogus, kuris nesibaimina kalbinti nepažįstamų.
Paskui – produkto ekspertas. Tas, kuris gali atsakyti į gilias technines detales, paaiškinti sudėtingas savybes, palyginti su konkurentais. Šis žmogus ne būtinai turi būti geriausias pardavėjas, bet jis turi žinoti produktą kaip savo penkis pirštus.
Dar reikia „užbaigėjo” – to, kuris renka kontaktus, fiksuoja susitarimus, organizuoja tolesnius žingsnius. Šis žmogus užtikrina, kad pokalbis nestotų vietoje po parodos, o virstu realiomis galimybėmis.
Ir nepamirštk apie „operatyvinį vadybininką” – tą, kuris stebi, ar stendas atrodo tvarkingai, ar yra pakankamai medžiagos, ar komanda turi pertraukų, ar niekas nepamiršo papietauti. Tai gali būti tas pats koordinatorius, bet svarbu, kad kažkas tai darytų.
Kaip sekti pažangą ir reaguoti į pokyčius
Parodos metu viskas keičiasi greitai. Planas, kuris atrodė tobulas popietę, gali tapti nebetinkamu kitą rytą. Todėl reikia ne tik plano, bet ir gebėjimo jį koreguoti.
Kasdieniniai trumpi susitikimai – tavo geriausias draugas. Ne valandiniai posėdžiai, o 10-15 minučių stovint ratu: kas veikia šiandien, kas pavyko vakar, kokios problemos iškilo. Tai padeda visiems būti tame pačiame puslapyje ir greitai spręsti problemas.
Naudok paprastą vizualų sekimą. Gali būti net fizinė lenta su lipniais lapeliais – „Reikia padaryti”, „Daroma”, „Padaryta”. Kai komanda mato pažangą, tai motyvuoja ir padeda suprasti, kur dar reikia dėmesio.
Būk lankstus, bet ne chaotiškas. Yra skirtumas tarp adaptavimosi prie situacijos ir panikuojančio bėgiojimo be plano. Kai keiti planą, paaiškink kodėl ir įsitikink, kad visi supranta naują kryptį.
Po parodos – kai tikrasis darbas tik prasideda
Paroda baigėsi, stendas išardytas, komanda pavargusi bet patenkinta. Ir štai čia dauguma įmonių padaro didžiausią klaidą – sustoja.
Bet realybė tokia: paroda – tai tik pradžia. Visi tie kontaktai, visos tos vizitinės kortelės, visi tie „susisiekime” – tai nieko nereiškia, jei po parodos nėra sistemingo tolesnio darbo.
Dar parodoje turėtum turėti planą, kaip seksi kontaktus. Kas atsakingas už duomenų suvedimą į CRM sistemą? Kas ir kada siųs pirmuosius el. laiškus? Kaip skirstysite potencialius klientus pagal prioritetus? Kas skambins tiems, kurie parodė didžiausią susidomėjimą?
Idealiu atveju, pirmieji laiškai turėtų išeiti per 24-48 valandas po parodos. Kol įspūdis šviezias, kol žmonės dar prisimena tave. Kuo ilgiau lauki, tuo mažesnė tikimybė, kad tas kontaktas virš kažkuo realu.
Ir dar vienas svarbus dalykas – komandos debrief’as. Susėskite visi kartu ir aptarkite: kas veikė gerai? Kas neveikė? Ką kitą kartą darytume kitaip? Šios pamokos yra neįkainojamos kitoms parodoms.
Kai viskas susideda į vieną paveikslą
Žinai, kas įdomiausia? Kai pradedi organizuoti užduotis sistemingai, parodos tampa ne stresine patirtimi, o tikrai efektyviu verslo įrankiu. Komanda dirba kaip gerai suderinta mašina, klientai jaučia profesionalumą, o rezultatai kalba patys už save.
Taip, tai reikalauja laiko ir pastangų. Taip, kartais atrodo, kad per daug smulkmenų. Bet kai matai, kaip viską atlikę planą komanda dirba sklandžiai, kai matai, kaip po parodos ateina realūs sandoriai, supranti – tai verta.
Pradėk nuo mažų žingsnių. Nebūtina iš karto turėti tobulą sistemą. Gal pirmą kartą tiesiog sukursi detalesnį užduočių sąrašą. Kitą kartą pridėsi projektų valdymo įrankį. Po to – geresnį komandos koordinavimą. Kiekviena paroda – tai galimybė tobulėti.
Ir štai ko tikrai nedaryk – nebandyk visko daryti paskutinę minutę. Tai kelias į stresą, klaidas ir prastus rezultatus. Vietoj to, duok sau ir komandai laiko pasiruošti, planuoti, koordinuoti. Kai parodos diena ateis, būsi pasiruošęs. Ir tai bus jaučiama.