Tarptautinės parodos – galimybė ar finansinė rizika?
Dalyvavimas tarptautinėse EXPO parodose – tai tarsi dvipusis kardas verslo pasaulyje. Viena vertus, tai neįkainojama galimybė pristatyti savo produktus ar paslaugas pasaulinei rinkai, užmegzti kontaktų su potencialiais partneriais ir klientais, pamatyti, ką veikia konkurentai. Kita vertus, tai rimtas finansinis iššūkis, reikalaujantis ne tik solidžių investicijų, bet ir išmintingo pinigų valdymo.
Dauguma įmonių, ypač vidutinio dydžio, dalyvaudamos tokiose parodose neišvengia kreditų. Ir čia prasideda tikrasis žaidimas – kaip pasinaudoti skolintomis lėšomis taip, kad jos taptų tramplynu augimui, o ne akmeniu ant kaklo? Realybė tokia, kad daugelis verslininkų į šias parodas žiūri per rožinius akinius, tikėdamiesi greito pelno ir užmiršdami, kad investicijų grąža gali užtrukti mėnesius ar net metus.
Pirmiausia reikia suprasti, kad EXPO dalyvavimas – tai ne vienkartinė išlaida, o kompleksinė investicija. Čia ne tik stendo nuoma ir logistika. Tai darbuotojų kelionės, apgyvendinimas, reklaminė medžiaga, vertėjų paslaugos, verslo vakarienės, netikėti papildomi mokesčiai, apie kuriuos sužinai jau vietoje. Sąrašas gali būti begalinis, o sąskaitos auga kaip ant mielių.
Kredito planavimas – ne tik skaičių klausimas
Kai ruošiatės imti kreditą dalyvavimui tarptautinėje parodoje, pirmasis ir dažniausiai daroma klaida – neįvertinti tikrųjų išlaidų. Verslo savininkai dažnai apskaičiuoja tik akivaizdžius dalykus: stendo nuomą, skrydžius, viešbučius. Bet kas nutinka, kai jūsų produktui reikia specialaus temperatūros režimo? Arba kai paaiškėja, kad elektros pajungimas stendui kainuoja tiek, kiek galėtumėte už tuos pinigus nusipirkti gerą naudotą automobilį?
Realus pavyzdys iš praktikos: viena Lietuvos baldų gamybos įmonė dalyvavo Milane vykusioje parodoje. Jie paėmė 30 tūkstančių eurų kreditą, manydami, kad tai su kaupu padengs visas išlaidas. Realybėje tik transportavimas ir muitinės procedūros suėdė beveik pusę šios sumos. Prie to pridėkite papildomą draudimą, kurio reikalavo organizatoriai, netikėtus mokesčius už stendo modifikacijas ir staiga pasirodo, kad jūs jau viršijote biudžetą, o paroda dar net neprasidėjo.
Todėl planuodami kreditą, pridėkite bent 30-40 procentų prie pradinės sąmatos. Tai nėra pesimizmas – tai realizmas. Geriau turėti rezervą ir jo nepanaudoti, nei stovėti parodoje su pustuščiu stendu, nes pritrūko pinigų ekspozicijai užbaigti.
Finansavimo šaltinių derinimas – išmintingas sprendimas
Ne viskas turi būti finansuojama iš vieno kredito. Protingas verslo kredito valdymas prasideda nuo supratimo, kad galima derinti skirtingus finansavimo šaltinius. Pavyzdžiui, Lietuvos verslo paramos agentūra ir Ekonomikos ministerija reguliariai skelbia kvietimus teikti paraiškas dalyvavimui tarptautinėse parodose. Kai kurios programos gali kompensuoti iki 50 procentų tinkamų finansuoti išlaidų.
Taip pat verta pasižiūrėti į Europos Sąjungos struktūrinius fondus. Nors procedūros gali atrodyti sudėtingos ir biurokratiškos, potenciali nauda yra milžiniška. Viena IT įmonė iš Kauno, dalyvavusi Barselonos technologijų parodoje, sugebėjo gauti 60 procentų išlaidų kompensaciją per ES programą. Tai reiškė, kad jų realus kredito poreikis sumažėjo beveik perpus.
Neužmirškite ir privačių investuotojų. Jei jūsų verslas turi augimo potencialą, galbūt verta pasiūlyti dalį akcijų mainais už investiciją į parodos dalyvavimą? Arba ieškoti strateginių partnerių, kurie galėtų dalyvauti išlaidose mainais už bendrus verslo tikslus. Kartais keli mažesni finansavimo šaltiniai yra daug saugesni nei vienas didelis kreditas.
Kredito sąlygų derybos – čia galima sutaupyti tūkstančius
Daugelis verslininkai priima pirmą banko pasiūlymą, manydami, kad sąlygos yra fiksuotos ir nekeičiamos. Tai viena didžiausių klaidų. Bankai konkuruoja tarpusavyje, ir jei turite gerą verslo istoriją, galite derėtis dėl palūkanų normos, grąžinimo grafiko, užstato reikalavimų.
Konkretus patarimas: kreipkitės bent į tris skirtingus bankus. Pateikite jiems tą patį verslo planą ir finansines prognozes. Kai gaunate pasiūlymus, naudokite juos kaip derybų įrankį. Vienas bankas siūlo 6 procentų palūkanas? Parodykite šį pasiūlymą kitam bankui, kuris prašo 7 procentų. Dažnai jie sutinka sumažinti savo normą, kad neprarastų kliento.
Taip pat atkreipkite dėmesį į papildomas sąlygas. Kartais mažesnės palūkanos gali būti kompensuojamos aukštesniais administraciniais mokesčiais ar griežtesnėmis ankstyvo grąžinimo sąlygomis. Viena gamybos įmonė Vilniuje sutaupė beveik 4 tūkstančius eurų per trejus metus, tiesiog išderėdama lankstesnį grąžinimo grafiką, kuris leido jiems mokėti daugiau, kai verslas klestėjo, ir mažiau per sezoninius nuosmukius.
Pinigų srautų valdymas parodos metu – kasdienė rutina
Kai jau esate parodoje su kišenėje esančiu kreditu, prasideda tikrasis išbandymas. Čia labai svarbu turėti griežtą išlaidų kontrolės sistemą. Ne, tai nereiškia, kad turite sėdėti su skaičiuotuvu ir skaičiuoti kiekvieną centą, bet turite žinoti, kur eina pinigai.
Praktinis patarimas: paskirite vieną asmenį, atsakingą už visas finansines operacijas parodos metu. Tegul tai bus tas, kuris tvirtina kiekvieną mokėjimą, saugo visus kvitus ir kasdien atnaujina išlaidų lentelę. Skamba paprasta, bet daugelis įmonių to nedaro ir vėliau negali suprasti, kur dingo pusė biudžeto.
Viena eksportuojanti įmonė, kurią pažįstu asmeniškai, dalyvaudama Dubajaus parodoje naudojo labai paprastą, bet efektyvų metodą. Jie turėjo dvi korteles: vieną kasdienėms smulkioms išlaidoms (iki 100 eurų), kitą – didesnėms išlaidoms, kurioms reikėjo vadovo patvirtinimo. Taip jie išvengė situacijos, kai darbuotojai spontaniškai leidžia pinigus dalykams, kurie nėra būtini.
Investicijų grąžos skaičiavimas – ne tik skaičiai Excel lentelėje
Dabar palieskime gal skaudžiausią temą – kaip įvertinti, ar dalyvavimas parodoje buvo verta kredito? Daugelis verslininkai žiūri tik į tiesioginius pardavimus, užsakymus, gautus per parodą ar iškart po jos. Tai klaidingas požiūris.
EXPO parodos efektas dažnai pasireiškia ilgalaikėje perspektyvoje. Kontaktai, užmegzti parodoje, gali virsti sandoriais po pusmečio ar net metų. Viena maisto produktų įmonė iš Klaipėdos dalyvavo Paryžiaus parodoje ir pirmą pusmetį po jos neturėjo jokių naujų užsakymų. Jau buvo pradėję gailėtis dėl 40 tūkstančių eurų kredito. Bet po aštuonių mėnesių vienas kontaktas, užmegztas parodoje, virto ilgalaikiu kontraktu su prancūzų prekybos tinklu, kuris per pirmuosius metus atnešė 300 tūkstančių eurų apyvartą.
Todėl vertindami investicijų grąžą, žiūrėkite plačiau. Fiksuokite visus užmegztus kontaktus, jų potencialą, sekite, kaip jie vystosi. Galbūt paroda padėjo pagerinti jūsų prekės ženklo žinomumą tam tikroje rinkoje? Galbūt sužinojote vertingos informacijos apie konkurentus ar naujas rinkos tendencijas? Visa tai turi vertę, nors ir sunku ją išreikšti konkrečiais skaičiais.
Rizikos valdymas – ką daryti, kai planai žlunga
Gyvenimas turi savybę mesti netikėtumų. COVID-19 pandemija parodė, kaip greitai gali pasikeisti situacija – tūkstančiai įmonių buvo paėmusios kreditus dalyvavimui parodose, kurios buvo atšauktos ar atidėtos. Kai kurios įmonės neteko didelių sumų, nes neturėjo apsaugos mechanizmų.
Pirmiausia – draudimas. Taip, tai papildoma išlaida, bet ji gali išgelbėti jūsų verslą. Yra specialūs draudimai, kurie padengia nuostolius dėl parodos atšaukimo, politinių neramumų, gamtinių nelaimių. Viena Lietuvos tekstilės įmonė mokėjo 800 eurų už tokį draudimą Stambulo parodai. Kai dėl politinių įvykių paroda buvo atšaukta, jie gavo kompensaciją, kuri padengė beveik 70 procentų jų išlaidų.
Antra – lankstus kredito grafikas. Derėdamiesi su banku, įtraukite sąlygas, leidžiančias atidėti mokėjimus ekstremaliais atvejais. Kai kurie bankai siūlo taip vadinamas „kredito atostogas” – galimybę pristabdyti mokėjimus keliems mėnesiams, jei verslas susiduria su netikėtais sunkumais.
Trečia – rezervinis planas. Prieš imdami kreditą, pagalvokite: kas nutiks, jei paroda neduos laukiamų rezultatų? Ar turite kitų pajamų šaltinių, kurie padės grąžinti kreditą? Ar galite sumažinti kitas verslo išlaidas? Viena įmonė, kurią konsultavau, turėjo planą B – jei paroda neduotų rezultatų, jie buvo pasirengę laikinai sumažinti rinkodaros biudžetą kitose srityse, kad galėtų toliau mokėti kreditą be streso.
Po parodos – strateginis kredito grąžinimo planavimas
Paroda baigėsi, jūs grįžote namo su kuprine vizitinių kortelių ir galva, pilna įspūdžių. Bet kreditas nikur nedingo – jis vis dar čia, laukiantis grąžinimo. Kaip efektyviai jį valdyti toliau?
Pirmas žingsnis – nedelsiant peržiūrėkite visas parodos išlaidas ir palyginkite jas su pradine sąmata. Kur išleidote daugiau nei planavote? Kodėl? Ši analizė bus neįkainojama, jei planuosite dalyvauti kitose parodose ateityje. Viena įmonė, su kuria dirbau, po kiekvienos parodos daro detalų „post-mortem” susirinkimą, kur aptaria kiekvieną išlaidų eilutę. Tai padėjo jiems per trejus metus sumažinti parodos išlaidas 25 procentais, neprarandant efektyvumo.
Antras žingsnis – aktyviai dirbkite su kontaktais, gautais parodoje. Kuo greičiau šie kontaktai virsta realiais sandoriais, tuo greičiau galėsite grąžinti kreditą. Nepamirškite, kad kiekvienas mėnuo, kurį mokate palūkanas, yra papildoma išlaida. Jei galite grąžinti kreditą anksčiau – darykite tai. Net jei yra ankstyvo grąžinimo mokestis, dažnai jis yra mažesnis nei palūkanos, kurias mokėtumėte per likusį laikotarpį.
Trečias žingsnis – integruokite kredito grąžinimą į bendrą verslo finansų planą. Tai neturėtų būti atskira našta, bet dalis jūsų reguliarių verslo išlaidų. Viena įmonė naudoja paprastą, bet efektyvų metodą: jie automatiškai perveda 15 procentų visų įplaukų į atskirą sąskaitą, skirtą kreditui grąžinti. Taip jie niekada neturi streso dėl artėjančio mokėjimo termino.
Kai pinigai dirba jums, o ne atvirkščiai
Grįžtant prie esmės – verslo kreditai tarptautinėms parodoms nėra nei gėris, nei blogis savaime. Tai įrankis, kuris gali būti naudojamas protingai arba neprotingai. Skirtumas slypi detalėse: kaip planuojate, kaip derybų, kaip valdote išlaidas, kaip sekate rezultatus.
Sėkmingos įmonės žiūri į EXPO dalyvavimą kaip į ilgalaikę investiciją, ne vienkartinį įvykį. Jos supranta, kad kreditas yra priemonė pasiekti tikslą, o ne tikslas pats savaime. Jos planuoja ne tik tai, kaip išleis pinigus, bet ir tai, kaip juos grąžins, kaip išvengs rizikų, kaip maksimaliai išnaudos kiekvieną investuotą eurą.
Praktika rodo, kad įmonės, kurios skiria laiko finansiniam planavimui prieš parodą, kruopščiai kontroliuoja išlaidas jos metu ir aktyviai dirba su rezultatais po jos, dažniausiai ne tik sėkmingai grąžina kreditus, bet ir gauna reikšmingą verslo augimą. Tie, kurie elgiasi chaotiškai, dažnai baigia su skolomis ir nusivylimu.
Taigi, jei svarstote apie dalyvavimą tarptautinėje EXPO parodoje ir planuojate imti kreditą, nepulkite į baseiną nežinodami jo gylio. Skirkite laiko planavimui, ieškokite įvairių finansavimo šaltinių, derėkitės dėl geriausių sąlygų, valdykite išlaidas atsakingai ir žiūrėkite į ilgalaikę perspektyvą. Tada kreditas taps ne našta, o tramplynu į naujus verslo horizontus.